Журнал ознакомления с лна. Образец журнала ознакомления с локальными нормативными актами. Заполнение журнала ознакомления с локальными нормативными актами
Принимая сотрудника на работу, его нужно ознакомить с локальными актами предприятия, которые будут непосредственно регулировать его трудовую деятельность. Факт ознакомления с документами нужно подтвердить подписью сотрудника. На практике существует несколько способов это сделать. Один из вариантов сбора и хранения подписей сотрудников, имеющихся в распоряжении кадрового специалиста – журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Предлагаем заполненный образец журнала, подготовленный нашими сотрудниками. Вы можете скачать наш образец и покупать его не потребуется.
О чем нужно знать новому работнику
Прием сотрудника на работу – строго регламентированная процедура, состоящая из нескольких этапов:
- запрос нужных документов у будущего работника;
- ознакомление с локальными актами, имеющими отношение к его предстоящей работе;
- подписание трудового договора;
- издание приказа руководителя о приеме нового работника;
- заполнение личной карточки работника;
- внесение записи в трудовую книжку.
Штатное расписание компании не относится к локальным документам, с которыми нужно знакомить сотрудников в обязательном порядке. Дело в том, что трудовую деятельность работников оно не регулирует (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).
Вариант фиксации сведений об ознакомлении – журнал
Одним из имеющихся вариантов документального ознакомления с внутренними нормативными документами является ведение журнала ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка.
Если принято решение завести журнал, то в него нужно включить все локальные нормативные акты организации. В том числе, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о командировках, Положение о сверхурочной работе и т.п.
Единой формы журнала ознакомления с нормативными документами законодательством не установлено. Поэтому его можно оформить в произвольной форме. Купить журнал ознакомления, безусловно, можно. Однако, на наш взгляд, смысл в покупке только в том, что «бумажный» журнал будет прошит и иметь хорошее полиграфическое офрмление. Для удобства наших читателей наши эксперты подготовили бланк журнала ознакомления, который можно скачать.
Трудовым законодательством установлена обязанность ознакомления вновь поступающих на работу сотрудников с локальными актами, которые действуют в данной организации.
Каким способом осуществлять данную процедуру, в какой форме и в какие сроки - изложим ниже.
Способы ознакомления
Каждый сотрудник организации должен быть лично ознакомлен со всеми локальными документами, касающимися его трудовой деятельности.
К таким документам можно отнести:
график отпусков;
коллективный договор;
штатное расписание;
должностная инструкция;
положение о премировании;
правила внутреннего трудового распорядка;
иные документы, принимаемые работодателем.
Факт ознакомления может подтверждаться подписью работника на отдельном документе, к которому может относится:
приложение, которое является частью трудового договора;
журнал ознакомления. Данный документ целесообразно оформлять, когда работник изучает несколько актов;
лист ознакомления с локальными нормативными актами и его образец. Встречается наиболее часто и прилагается к каждому локальному акту (такой вариант подходит для организаций с небольшим количеством штатных единиц).
Ознакомление должно произойти до подписания договора с работодателем. При этом не имеет значение, в какой форме работнику были предоставлены ЛНА. Это может быть как печатный документ, так и рассылка с помощью электронной почты, применяемая в крупных организациях.
Если работодатель нарушил правила, предусмотренные трудовым законодательством и не ознакомил работника с необходимыми актами, то он может быть привлечен к административной ответственности.
В данном случае работодателю будет грозить административный штраф за нарушение норм ТК РФ, а в случае повторного совершения правонарушения размер штрафа значительно увеличится.
Лист ознакомления с локальными нормативными актами, образец заполнения
Данный документ является приложением к локальному акту организации и включает в себя следующую информацию:
в шапке документа указывается название организации, которая приняла акт и ее организационно-правовая форма;
наименование акта, с которым работник будет ознакомлен до подписания трудового договора;
Данный лист заполняется сотрудником от руки и оформляется к каждому документу отдельно. То есть, если в организации есть три локальных акта, которые касаются работников, их прав и обязанностей, то работник должен ознакомиться с тремя актами и заполнить три листа ознакомления с ними.
Такой же лист может составляться не только к самому нормативному акту, но и к трудовому договору. Структура его отличаться не будет за исключением того, что в нем указывается номер и дата договора, к которому он прилагается.
Журнал ознакомления работников с локальными актами содержит несколько таблиц, каждая из которых будет относиться к конкретному акту.
Ниже расположен типовой лист ознакомления с локальными нормативными актами образец, вариант которого можно скачать бесплатно.
Согласно ТК РФ, работодатели должны ознакомить сотрудников с локальными нормативными актами при их трудоустройстве и впоследствии - при издании новых документов.
Лист и журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами: понятие
По ст. 68 ТК РФ предприятие несет обязательство ознакомить персонал с локальными нормативными актами , связанными с трудовой деятельностью, под подпись. Есть два варианта, как провести ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами:
- Печатать листы ознакомления и подкладывать их к соответствующим положениям или приказам. Когда листов несколько, их рекомендуется сшивать между собой и нумеровать, с целью исключения факта утери.
- Вести журнал для ознакомления с нормативной локальной документацией персонала.
Лист ознакомления – бумага, в которой персонал проставляет подпись после ознакомления с тем или иным положением , инструкцией и т.п. Его прикладывают к нормативному акту и хранят вместе.
Журнал ознакомления содержит список нормативных актов, ознакомившись с каждым из которых работник ставит подпись и дату. Журнал предназначен для ознакомления большого количества лиц с определенным перечнем документации. Обычно, они ведутся для таких нормативных актов, как: положение об оплате труда, положение о коммерческой тайне, инструкция по охране труда и т. п.
Документ с подписями об ознакомлении требуется для подтверждения факта того, что сотрудник прочитал нормативный акт. Все трудоустроенные граждане должны знать правила работы, условия оплаты труда, свои обязанности и требования по охране труда . При нарушении пунктов нормативных актов и отсутствии подписи об ознакомлении, организация не сможет привлечь работника к ответственности.
Содержание журнала и листа ознакомления
Закон не устанавливает унифицированных бланков оформления листов и журналов для ознакомления трудоустроенных граждан с локальными нормативными документами. Но, рекомендуется включать в них определенный перечень данных:
Наименование организации;
Название документа, дата начала и завершения его заполнения;
Ф.И.О., должность;
Название нормативного акта;
Подпись и дата.
При необходимости в форму допускается вносить дополнительные столбцы.
Журнал ознакомления с локальными нормативными актами, образец заполнения:
Лист ознакомления с локальными нормативными актами, образец заполнения:
Разрабатывать бланки документов об ознакомлении организации вправе самостоятельно. Главное, чтобы они содержали всю необходимую информацию, подтверждающую факт ознакомления трудоустроенных лиц с нормативными документами предприятия. Созданные бланки могут утверждаться отдельными приказами.
Журнал ознакомления с локальными нормативными актами – образец можно скачать по ссылке, которая находится в статье. Кроме того, публикация содержит информацию о том, каким образом заполняется журнал, рекомендации по структурированию информации.
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами: общие положения
В силу ст. 22 ТК РФ работодатель имеет право издавать локальные акты. С ними он обязан знакомить всех служащих, которых такие акты затрагивают. Принимаемые на работу трудящиеся также должны знакомиться с положениями локальных актов, которые были изданы в организации, согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ.
Чтобы работодатель мог доказать факт ознакомления служащих с локальной документацией, необходимо в письменном виде фиксировать сведения об этом.
Важно! Если в ходе проверки работодатель не сможет доказать выполнение требований ТК РФ относительно необходимости ознакомления служащих с локальными документами, он понесет ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, предусматривающей наказание в виде штрафа (до 5000 рублей для должностных лиц и до 50 000 рублей для юр. лиц).
Один из самых удобных способов фиксации сведений об ознакомлении трудящихся с локальными актами — это их внесение в специальный журнал. Ответственным за ведение и заполнение журнала может назначаться любой кадровый работник, либо сотрудник бухгалтерии.
Форма журнала законодательно не закреплена. Она может быть утверждена локальным актом руководителя организации. Рассмотрим, какие сведения следует отразить в журнале и как структурировать их.
Информация, подлежащая внесению в журнал. Как структурировать сведения, содержащиеся в журнале?
Для удобства, журнал следует заполнять в виде таблицы. В него необходимо внести следующие графы:
- Порядковый номер записи.
- Ф.И.О. служащих, которые знакомятся с актами.
- Сведения о должности работника и структурном подразделении, в котором он исполняет обязанности.
- Дату ознакомления с локальной документацией.
- Подпись служащего.
Можно внести в журнал отдельную графу, которая содержит сведения о том, с какими локальными актами производилось ознакомление, однако гораздо проще отдельно указать, что осуществляется ознакомление со всей локальной документацией, утвержденной в организации.
Структурировать сведения можно по-разному. Если работников не много, достаточно указать порядковые номера записей. Если штат большой, можно сделать сортировку — либо по алфавиту, либо по должностям.
Образец журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами
Образец журнала может выглядеть следующим образом:
Утвержден Приказом
директора ООО «ВегаПлюс»
Идрисовым О.П.
№ 176-ж от 11.05.2005 года
Журнал ознакомления с локальными нормативными актами
| № п.п. | Фамилия, имя, отчество | Должность, структурное подразделение | Дата ознакомления | Подпись |
| 1 | Сухарев Иван Никитович | Старший прораб | 18.05.2017 | Сухарев |
| 2 | Крыжиков Олег Гаврилович | Младший прораб | 13.04.2016 | Крыжиков |
| 3 | Ирисов Ильнур Николаевич | Юристконсульт | 15.09.2016 | Ирисов |
| 4 | Генров Роберт Робертович | Повар | 17.06.2015 | Генров |
| 5 | Авзеев Ринослав Ануфриевич | Пекарь | 12.03.2017 | Авзеев |
| 6 | Ершов Сергей Семенович | Кондитер | 16.08.2016 | Ершов |
| 7 | Ельцов Александр Сергеевич | Охранник | 13.09.2015 | Ельцов |
| 8 | Авищева Ирина Семеновна | Маркетолог | 18.07.2016 | Авищева |
| 9 | Некрасова Юлия Игоревна | Менеджер | 13.02.2017 | Некрасова |
| 10 | Юрьева Анна Германовна | Вахтер | 15.02.2017 | Юрьева |
Таким образом, составить журнал достаточно просто. Его форма может быть утверждена локальным актом руководителя фирмы. Кроме того, за ведение документа может отвечать назначенное приказом директора лицо.
Документирование - важный элемент в работе любой организации. Каждый процесс и каждое решение фиксируется в виде соответствующего документа. Работник сталкивается с ними ещё до подписания трудового договора, так как на этапе собеседования ему дают возможность ознакомиться с локальными нормативными актами учреждения, в котором он планирует работать. После изучения будущий сотрудник расписывается в журнале ознакомления ЛНА.
Из этой статьи вы узнаете:
- зачем нужен данный журнал;
- внешний вид журнала ознакомления с локальными нормативными актами;
- заполнение журнала ознакомления с ЛНА.
Зачем нужен данный журнал?
Данный журнал необходим для того, чтоб работодатель или проверяющий из трудовой инспекции в любой момент могли убедиться, что каждый сотрудник ознакомился с тем рядом документов, которые необходимы согласно его должности и/или выполняемым работам. В случае нарушения и/или несчастного случая по вине работника наниматель может предоставить комиссии, занимающейся расследованием дела, журнал ознакомления с локальными нормативными актами, в котором будет указано, что работник был проинформирован соответствующей документацией о правилах выполнения работы, распорядке и других обязательных вещах.
В необходимый минимум, который должен быть отображён в журнале, входят:
- штатное расписание работы учреждения (ст. 57 Трудового Кодекса Российской Федерации);
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, ст. 189 и ст. 190 ТК РФ);
- документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
- приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ);
- график сменности (ст. 103 ТК РФ);
- положения по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
- положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
- график отпусков (ст. 123).
Внешний вид журнала ознакомления с локальными нормативными актами
Внутренний блок журнала содержит таблицы, разработанные и утверждённые для каждого вида журналов индивидуально, и информацию об ответственных за их заполнение лицах. В состав такой информации входит:
- фамилия, имя и отчество ответственного лица;
- период действия ответственности;
- документ, согласно которому назначен ответственный;
- подпись самого ответственного лица.
Заполнение журнала ознакомления с локальными нормативными актами
Журнал заполняет работник, назначенный ответственным за заполнение соответствующим приказом руководителя. Данный приказ и информация об ответственном лице тоже указываются в журнале. При заведении нового журнала на титульном листе указывается дата начала ведения записей.
Организация может иметь журнал с таблицей, утверждённой законодательным документом, а может самостоятельно её разработать. Обязательными элементами таблицы являются:
- порядковый номер;
- фамилия, имя и отчество сотрудника;
- его должность;
- наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник;
- наименование локального нормативного акта, с которым знакомят сотрудника;
- подпись сотрудника, свидетельствующая об ознакомлении;
- дата подписания.
Журнал заполняется по мере утверждения документов и знакомства сотрудников с ними. В случае если сотрудник работает удалённо, его можно ознакомить с ЛНА, непосредственно связанным с его работой, путем обмена с ним электронными документами с электронной цифровой подписью (ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Проконтролировать изучения сотрудниками (под подпись) принимаемые локальные нормативные акты обязан наниматель, потому согласно части 2 статьи 22 Трудового Кодекса Российской Федерации в случае несоблюдения этой обязанности наниматель будет привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП Российской Федерации в виде административного штрафа:
- должностные лица - в размере от 1000 до 5000 рублей;
- юридические лица - от 30000 до 50000 рублей и/или приостановление работы организации на срок до 90 суток.
Вложенные файлы
- Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации (образец).doc
- Приказ об утверждении новой редакции локального документа (образец).doc
Доступно только подписчикам
- Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации (бланк).doc
- Приказ об утверждении новой редакции локального документа (бланк).doc
