Документальное подтверждение расходов в налоговом учете. Подтверждающие документы для валютного контроля Справка о подтверждающих документах валютный

Бюрократические проволочки в основном связаны с обилием всяческих документов, которые составляются для каждой операции.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В этом плане валютные и экспортные сделки бьют все рекорды — необходимо собрать и предоставить тонны бумаг о совершаемой операции. Предлагаем подробнее рассмотреть одну из них — справку о сопровождающих документах.

Определение понятия

Легальную формулировку термина «справка о подтверждающих документах» инструкция 138и не предоставляет. Однако можно вывести собственное определение данного понятия, как форму учета валютных операций, которая была разработана ЦБ РФ.

Предназначение

Основное назначение справки о подтверждающих документах (далее – справка) – это учет валютных операций, проводимый в рамках валютного контроля.

Она применяется в качестве механизма, позволяющего государству отслеживать соблюдение валютного законодательства резидентами РФ, своевременно выявлять случаи его нарушения и применять санкции к соответствующим юридическим или физическим лицам.

Центральный банк, как один из органов, уполномоченных осуществлять валютный контроль, разработал Инструкцию № 138и, которая, в частности, закрепляет ключевые положения, связанные с предоставлением справки.

В ней оговорены:

случаи обязательного предоставления;
сроки;
порядок заполнения;
основания для ее непринятия банком;
порядок передачи корректирующей справки;
некоторые другие вопросы, связанные с данным документом.

В каких случаях предоставляется?

Справка передается резидентом РФ в банк наряду с документами, свидетельствующими о ликвидации обязательств по контракту методом, отличным от расчетов (к числу таковых можно отнести ввоз/вывоз товаров, уступка права требования, предоставление услуг и др.) или документами, подтверждающими факт преобразования обязательств. Она предоставляется, когда сделка совершается от резидента РФ.

В частности, эта обязанность затрагивает следующих субъектов права:

компании, которые проводят коммерческие экспортно-импортные операции, а также исполняют работы или предоставляют услуги за границами РФ;
некоммерческие организации, проводящие взаиморасчеты с зарубежными контрагентами;
ИП, функционирующие за границей РФ и совершающие расчеты в валюте.

По всем сделкам, осуществляемым без паспорта сделки, справка не предоставляется.

Кто требует?

Бланк справки выдается банком, который дает разрешение на осуществление валютной операции. Обращаться за ним необходимо именно в то территориальное отделение, в котором запрашивалось разрешение, так как он может отличаться в разных кредитных учреждениях. В связи с этим заполненную справку, бланк которой был получен в одном банке, возможно, не примут в другом кредитном учреждении.

Все проводимые операции по сделке должно осуществлять одно отделение, в котором формируется досье на нее.

Если законом предусмотрена обязанность представить справку, ее неисполнение карается санкциями государства. В настоящее время установлена административная ответственность в форме штрафа за просрочку подачи документа формы 0406010.

Заполнение справки

Справка заполняется согласно Инструкции ЦБ РФ № 138. В этом документе (в приложении №5) имеется ее типовая форма. Конкретный банк может вносить свои особенности в Справку, в пределах дозволенных ЦБ РФ. В частности, у разных банков будет неодинаковая «шапка», содержащая сведения о самом кредитном учреждении, в которое обратился резидент.

Инструкция по заполнению

Инструкция по заполнению Справки разработана Центральным банком РФ от 04.06.2012 г. № 138-И. В этот документ были внесены серьезные преобразования в 2013 году, которые затронули положения, связанные со справкой о подтверждающих доходах.

Несоблюдение требований по заполнению, предусмотренных индукцией влечет за собой отказ в принятии справки.

Документы, которые указываются в справке

Согласно типовой форме справки, утвержденной Центральным банком РФ, в ней должны быть указаны определённые подтверждающие документы (их номер, дата и код).

Графа 2 — номер подтверждающего документа, который в отдельных ситуациях включает в себя регистрационный номер декларации на товары.
Графа 3 – дата, которая определяется в зависимости от конкретного документа по правилам, утвержденным Инструкцией № 138.
Графа 4 – код документа, определяющийся по его содержанию, полный их перечень содержится непосредственно в Инструкции. Документы, указанные в справке должны быть приложены к ней. Несоответствие сведений, содержащихся в них, и в справке является причиной для отказа в принятии последней.

Смотрите образец заполнения справки о подтверждающих документах:

Сроки

В Инструкции № 138 предусмотрены сроки предоставления справки. Необходимо обратить на них пристальное внимание, так как за их несоблюдение государство накладывает на правонарушителя санкции.

Итак, справка и подтверждающие документы, передаются резидентом в банк в следующие периоды:

Не позже, чем через 15 рабочих дней после истечения месяца, в котором на актах, применяемых в роли декларации на товары, заявлении на их условный выпуск, уполномоченным лицом органов таможни сделана отметка о сроке их выпуска. В том случае, когда на данных документах содержится сразу несколько отметок с неодинаковыми датами, установленный период будет отсчитываться от последней из них.
Не позже, чем через 15 рабочих дней после завершения месяца, в котором были надлежащим образом заполнены подтверждающие документы, перечень которых определён в Инструкции.
Вместе с сообщением о закрытии паспорта сделки тогда, когда реализация или прекращение обязательств осуществляется по любым основаниям за исключением уступки/перевода долга, выполнения всех обязательств.
Не позже, чем через 15 рабочих дней с момента оформления документов, доказывающих преобразование данных, указанных в принятой ранее банком справке.
В то же время, что и документы для открытия паспорта сделки, когда происходит перевод на обслуживание из другого кредитного учреждения, в случае, если обязанность передачи справки наступила в период между датой закрытия ПС и датой принятия ПС на обслуживание новым банком.

Основания для отклонения поданной справки

Существует несколько причин, из-за которых банк может не принять справку:

при ее составлении не были выполнены все правила, которые утверждены Инструкцией 138-И;
противоречие данных, указанных в справке, той информации, которые содержатся в переданных вместе с нею документах;
непредставление или передача неполного комплекта подтверждающих документов вместе со справкой.

Когда банк отказывается принять справку по одному из вышеприведённых оснований, резидент обязан устранить все замечания, послужившие в роли основания ее непринятия и заново передать исправленный документ формы 0406010.

Корректировка

На практике возникают случаи, когда информацию, содержащуюся в справке уже принятой банком, необходимо изменить. Если на практике сложилась такая ситуация, резидент обязан передать в свое кредитное учреждение новую справку с измененными сведениями. Одновременно он представляет те документы, которые способны доказать легальность преобразований, вносимых в нее.

Данное требование не имеет силы, если изменённая информация касается непосредственно самого банке или же резидента.

Центральный банк РФ определил предельные сроки для передачи корректирующей справки – 15 рабочих дней с того момента, как документы, являющиеся основанием для обновления информации в справке вступили в силу.

Несоблюдение данного срока является основанием для привлечения резидента к ответственности в связи с нарушением валютного законодательства . Для разных актов момент вступления в силу определяется неодинаково. Так, это может быть, как дата его подписания, так и дата его составления.

Банк ПС может и самостоятельно подготовить новую справку, если у него имеется на это правомочие, определяемое на основании передаваемых резидентом документов, свидетельствующих о таких преобразованиях.

Один сотрудник может занимать две должности внутри одного предприятия. Читайте об особенностях

Разведение раков в аквариуме — интересный бизнес. Подробнее изложено

Гражданско-правовой договор с работником не должен стать заменой трудовому договору. О прочих ограничениях расскажет

Случаи, когда справка не предоставляется

Справка не передается в уполномоченный банк в случаях установленных инструкцией:

когда положениями контракта предусмотрено внесение регулярных платежей строго определённого размера, причем они должны выплачиваются регулярно (например, в связи с предоставлением недвижимого имущества по сделкам, связанным с арендой или финансовой арендой — лизингом);
при ликвидации паспорта сделки, когда эти действия связаны с уступкой требования третьему лицу либо переводом долга;
если договором, оформленным между банком и резидентом, определено, что это кредитное учреждение имеет право самостоятельно делать за клиента справку. В такой ситуации в банк наряду с обращением для ее оформления обязательно передаются подтверждающие документы, на основании которых она будет заполнена.

Санкции за непредставление справки

Справка – документ, который имеет немаловажное значение для валютного учета в РФ. Ее своевременное предоставление – важная обязанность, о которое не следует забывать, так как это чревато штрафами.

Современное законодательство устанавливает административную ответственность для правонарушителей.

Согласно ст. 15.25 КоАП РФ санкции накладываются, как за просрочку предоставления самой справки, так и за несоблюдение порядка передачи соответствующей информации и документов (штраф до 50 тыс. рублей).

Справка о подтверждающих документах (СПД) по форме 0406010 введена ЦБ РФ с 1 октября 2012 г. вместо прежней, от 2003 г. Ее назначение – контроль валютных операций, прежде всего импортных, с целью исключить неоправданный отток клиринговой валюты за рубеж. СПД предоставляется в территориальное отделение банка, разрешившее валютную операцию проводившим ее резидентом.

Резидентом может быть не обязательно гражданин РФ, главное – что он действует на территории РФ и под ее юрисдикцией. Вместе с паспортом сделки и пакетом документов, подтверждающих законность сделки и платежеспособность нерезидента («с другой стороны»), СПД включается в банковское досье по валютным операциям. СПД предоставляется в двух экземплярах.

Кто предоставляет СПД

Общий принцип здесь такой: есть сделка от резидента – есть СПД, нет сделки от резидента – нет СПД. Поэтому СПД формы 0406010 предоставляют субъекты права РФ, проводящие валютные операции с зарубежными контрагентами:

Юридические лица, осуществляющие коммерческие экспортно-импортные операции.
Юридические лица, выполняющие работы и/или оказывающие услуги за пределами таможенной территории РФ.
Некоммерческие организации – юридические лица, совершающие взаиморасчеты с зарубежными контрагентами.
Физические лица – индивидуальные предприниматели, действующие за рубежом и совершающие взаиморасчеты в валюте.

Пояснение для физических лиц: если вы поехали работать за границу по контракту нерезидента, «оттуда», как частное лицо, предоставлять СПД вам не нужно; вы заключили контракт «там» и на время работы находитесь под юрисдикцией страны пребывания. Точно так же СПД вам не нужна, если вы работаете по найму и вас отправили в заграничную командировку с оплатой в валюте; в данном случае это забота вашего работодателя. Но, к примеру, сварщик-водолаз индивидуал, зарегистрированный как ИП и заключивший контракт на выполнение работ за границей, должен получить разрешение банка и предоставить СПД – контракт от заключает «здесь», по законам РФ. Но он может, если доверяет контрагенту, сразу уехать «туда», заключить контракт «там» как частное лицо, и тогда СПД ему не нужна. Если, конечно, тамошние валютные законы либеральнее российских, что для многих и вполне цивилизованных стран далеко не факт.

Куда отдавать СПД

Как указывалось выше, назначение справки о подтверждающих документах – валютный контроль. Бланк СПД выдает именно тот банк, который выдал разрешение на валютную операцию, причем именно то территориальное отделение, куда вы обращались за разрешением.

Бланки разных банков различаются между собой в пределах установленной ЦБ РФ формы (например – шапкой с названием и реквизитами банка), поэтому заполненный бланк другого банка могут не принять. Попросту: все операции по паспортизации валютной сделки ведет одно отделение банка, в котором хранится досье на нее.

Как заполнять СПД

СПД заполняется по Инструкциеи ЦБ РФ № 138-И от 04.06.2012 (часто говорят просто: «Инструкция 138»); этот же документ утверждает и типовую форму СПД.

Заполнение СПД конкретного банка может иметь свои особенности, поэтому дадим лишь общие указания:

Если в надзаголовке поле «Наименование банка» оставлено пустым, нужно писать полное название банка с указанием отделения. Допустимы общеизвестные сокращения, напр. «Банк ВТБ, отделение №№ в г. таком-то ».
Дата в шапке документа по умолчанию указывается в формате ГГГГ ДД ММ. Именно так, это общепринятый в международных расчетах формат даты. Почему так – вразумительных объяснений нет. Если банк требует указывать дату так, как обычно, цифрами или прописью, делайте так, как сказали в банке. Это дата составления СПД.
Поле «Наименование резидента» заполняется аналогично банку для юридических лиц, осуществляющих коммерческие операции. Для НКО нужно в любом случае указывать полное наименование безо всяких сокращений. Для ИП, кроме ФИО полностью, указывать данные паспорта и свидетельства о регистрации ИП.
Если сделка беспаспортная, поле «Номер паспорта сделки» оставляем пустым.
В графе «Дата» в теле СПД дата пишется уже обычным образом: ДД ММ ГГГГ цифрами. Тут нужно писать дату, когда объект сделки прошел таможню при ввозе или вывозе. Ее берут из таможенного документа.
Графа «Код документа» заполняется тремя цифрами с прочерком в порядке возрастания. Коды операций даны в Приложении 5 к той же Инструкции ЦБ РФ от 4 июня 2012 года N 138-И. Их стало больше, и пишутся они в другом формате.
Если сделка недекларируемая, следующую графу «Номер таможенной декларации» оставляем пустой.
В графах об оплате коды валют в «В валюте документа» и «Сумма» указываем по подтверждающим документам, а в «В валюте цены контракта» – по паспорту сделки. Если сделка беспаспортная, эта графа остается пустой.
«Признак поставки» заполняется для кодов операций 01_3, 01_4, 02_3, 02_4, 03_3, 03_4, 04_3, 04_4. Возможно одно из четырех значений:

Резидент выполняет обязательства по контракту с нерезидентом по предоплате или авансу.
Резидент отсрочил платеж нерезидента (дал ему коммерческий кредит на остаток оплаты).
Нерезидент выполняет контракт с резидентом по предоплате или авансу.
Резидент получил отсрочку платежа (коммерческий кредит на остаток) от нерезидента.

Если в «Признак поставки» указано «2», то нужно заполнить, в формате ДД ММ ГГГГ графу «Ожидаемый срок»; в противном случае она остается пустой.
В графе «Код страны грузоотправителя (грузополучателя)» указывается цифровой код страны по справочнику соответственно при импорте/экспорте. Если груз пересек несколько границ, коды транзитных стран указывать не нужно.

Сроки предоставления и хранения СПД

Для справки о подтверждающих документах сроки предоставления и хранения установлены следующие:

При наличии таможенной декларации – 15 рабочих дней от последней указанной в ней даты. Т.е., если товар задержался на таможне, или прошел ее не с первой попытки, срок считается с того момента, когда он все-таки прошел таможню. Но фактический срок получения грузополучателем в счет не идет. Прошло таможню – в течение 15 рабочих дней нужно подавать СПД. На неправильном понимании срока подачи многие компании и, особенно, ИП, ориентированные прежде всего на выполнение коммерческих обязательств, нарываются на штрафы.
Без таможенной декларации – в течение 15 рабочих дней от начала следующего месяца, после того, в котором пройдена таможня. Опять же, считается таможенная дата, а не коммерческая. СПД хранится не менее трех лет. Больше – сколько угодно.

Штрафы и санкции за несвоевременную подачу и нарушение сроков хранения

По ч. 6 ст. 15.25 Кодекса РФ «Об административных правонарушениях» за нарушение сроков подачи и хранения СПД предусмотрено следующее:

Неправильное оформление и/или нарушение сроков хранения – штраф должностным лицам (сюда относятся и физлица-ИП) от 4000 до 5000 руб., юридическим лицам – от 40 000 до 50 000 руб.
Просрочка подачи до 10 дней – штраф должностным лицам и ИП от 500 до 1000 руб., юрлицам – от 5000 руб. до 15 000 руб.
То же самое, от 10 дней до 30 дней – штраф на должностных лиц и ИП от 2000 до 3000 руб., на юрлиц – от 20 000 руб. до 30 000 руб.
То же самое, на 30 дней и более – штраф на должностных лиц и ИП от 4000 до 5000 руб., на юрлиц – от 40 000 руб. до 50 000 руб.

Гражданской или уголовной ответственности за нарушение сроков подачи и хранения СПД не предусмотрено, только административная.

платёжные поручения;
накладная;
кассовый ордер;
справка.

АКТ СВЕРКИ РАСЧЁТОВ. СПОРНОЕ МНЕНИЕ Иногда в объявлениях о проведении торгов фигурирует упоминание о наличии такого документа, как акт сверки расчётов. Данный документ подписывается сторонами как Касательно акта сверки существуют различные мнения. По мнению одних данный акт не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции. У других мнение противоположное. Например, Определение Верховного суда РФ от 17.09.2014 г.

Чем подтверждается дебиторская задолженность?

Важно

Федерального закона от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Среди наиболее распространённых в хозяйственной деятельности можно назвать следующие первичные документы:

платёжные поручения;
акт выполненных работ (оказанных услуг);
накладная;
кассовый ордер;
справка.

3. Акт сверки расчетов Сам по себе акт сверки расчётов не является первичным учётным документом и, соответственно не является бесспорным доказательством, подтверждающим размер задолженности одной стороны перед другой.

Но, если помимо акта к материалам о взыскании задолженности будут приложены и другие документы (договор, платёжные поручения, акты выполненных работ и т.п.), то в совокупности этот набор документов вполне может стать верным доказательством наличия задолженности.

Документы подтверждающие дебиторскую задолженность

Для подтверждения того, что на момент списания задолженность не погашена, нужно иметь акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода, а по результатам инвентаризации руководитель издает приказ о списании дебиторской задолженности в качестве безнадежного долга. Данный порядок установлен п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н и Письма УФНС России по г.
Москве от 13.12.2006 N 20-12/109630, от 27.06.08 №20-12/060959 подтверждает такой порядок. Инвентаризация расчетов проводится с поставщиками и покупателями, с бюджетом и внебюджетным фондами, работниками и другими дебиторами и кредиторами и проверяет обоснованность сумм, числящихся в бухгалтерском учете.

Как списать неподтвержденную дебиторскую задолженность?

В связи с этим по результатам списания во внереализационные расходы безнадежных долгов на дату издания приказа о списании дебиторской задолженности не имеет место занижение налога на прибыль …… На основании изложенного арбитражный апелляционный суд считает правомерным вывод суда первой инстанции о том, что включение заявителем убытков от списания дебиторской задолженности в качестве убытков от списания безнадежных долгов в состав внереализационных расходов при исчислении налога на прибыль за 2002 г., а не при исчислении налога на прибыль за предыдущие налоговые периоды, не может признаваться нарушением законодательства о налогах и сборах, произведенное списание экономически обоснованно и документально подтверждено».

Списание дебиторской задолженности

Инфо

Дебиторская задолженность нередко становится предметом судебных разбирательств. Длительное неисполнение контрагентами своих обязанностей может привести к взысканию дебиторской задолженности через суд. Среди основных проблем, возникающих при взыскании дебиторской задолженности через суд - документальное подтверждение наличия дебиторской задолженности.

Договор Оригинал или заверенные в установленном порядке копии договоров или иных правоустанавливающих документов. Но даже договор не может считаться документом, достаточным для подтверждения долга, поскольку он не является первичным документом, свидетельствующим о совершении хозяйственной операции, а значит, и о факте наличия задолженности. Таким образом, к договору должна прилагаться соответствующая «первичка».

2. Первичная документация Достаточность первичных документов определяется их соответствию требованиям ст.

Какими документами в суде подтвердить дебиторскую задолженность

Москве в Письме от 19.12.07 №20-12/121646 разъясняя ситуацию об учете расходов, когда первичные документы отсутствуют, делает вывод: «организация не может учесть в составе внереализационных расходов при формировании налоговой базы для исчисления налога на прибыль суммы убытков по документально не подтвержденным безнадежным долгам с истекшим сроком исковой давности». ФАС Западно-Сибирского округа от 28.08.2007 в Постановление №Ф04-5734/2007(37452-А03-15) по делу №А03-16023/2006-21 «указал, что отнести списанную дебиторскую задолженность на внереализационные расходы нельзя, поскольку только лишь платежные документы, при отсутствии соответствующих договоров, не являются основанием для признания такого долга расходом».

Порядок списания старой задолженности, по которой не осталось документов

Претензии налоговиков к списанным в расходы долгам с истекшим сроком давности обусловливаются так: если бы организация предъявила иск в суд, то долг не стал бы безнадежным, поэтому расходы появились именно из-за бездействия компании. Значит, они экономически неоправданны, и их нельзя учитывать в расходах (п. 1 ст. 252 НК РФ). По мнению налоговиков, документальным подтверждением действий по взысканию (истребованию) долга могут служить либо письма организации, направленные в адрес должника с требованием о погашении суммы задолженности, либо материалы, связанные с обращением кредитора в суд.

Отметим, что требования налоговых органов не основаны на нормах налогового законодательства.
Данное правило основывается на нормах пункта 11, 14.3 ПБУ 10/99, согласно которому суммы дебиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности, а также других нереальных долгов являются прочими расходами организации. Например. В 2006 году была поставка товара на сумму 472000 руб., включая НДС. Покупатель не оплатил товар. Организация согласно учетной политике не создает резерва сомнительных долгов.
Согласно распоряжению директора была произведена инвентаризация, на основании которой списывается задолженность 2006 года, по которой истек срок исковой давности. Содержание операций Дебет Кредит Сумма, руб. Первичный документ Бухгалтерские записи в декабре 2006 г. Признана выручка от продажи товаров/оказания услуг 62 90-1 472 000 Товарная накладная/ акт оказанных услуг Отражена сумма НДС, предъявленная покупателю 90-3 76-5 72 000 Счет-фактура Бухгалтерские записи в декабре 2009 г.

Нет подтверждающих документов дебиторской задолженности

Внимание

В случае ликвидации должника, основанием для признания долга безнадежным будет запись об исключении его из Единого государственного реестра. УФНС по г. Москве в Письме от 19.05.05 №20-12/36141 разъясняет, что учесть расходы организацией в составе внереализационных расходов при формировании налоговой базы для исчисления налога на прибыль надо за тот отчетный (налоговый) период, в котором сделана соответствующая запись о ликвидации должника в Государственном реестре. Такая позиция налоговых органов небесспорна, но в некоторых судах она находит поддержку арбитров.

Так Арбитражный суд г. Москвы в решении от 02.03.06 по делу № А40-138/06-14-1 согласился с инспекцией, что своевременное выявление и списание задолженности зависит целиком от налогоплательщика и его руководителя.

Для того чтобы списать дебиторскую задолженность, налогоплательщик должен документально обосновать факт наличия непогашенного долга: правовое основание, размер долга и дату его возникновения. Так как право уменьшить налоговую базу возникает по окончании установленного отрезка времени, то важным моментом является правильное определение начальной даты этого отрезка. Поэтому для признания долга безнадежным в связи с истечением срока исковой давности необходимо располагать документами, которые позволяют установить дату возникновения дебиторской задолженности.

В большинстве случаев такими документами являются: — договор с покупателем или иным дебитором; — накладная на отгрузку товаров, акт приемки-передачи выполненных работ, оказанных услуг; — а также иные документы, в частности платежные документы на перечисление аванса поставщику, не выполнившему свои обязательства, акт сверки задолженности.
Подтверждающие документы по всем хозяйственным операциям, в том числе и по дебиторской задолженности, организация обязана хранить в течение не менее пяти лет, как того требует п. 1 ст. 17 Закона о бухгалтерском учете №129-ФЗ от 21.11.1996 года. Срок, установленный налоговым законодательством по хранению документов, необходимых для исчисления и уплаты налога, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Отметим, хранение первичных документов является обязанностью, а не правом организации.
Поэтому у организации, не сохранившей первичных учетных документов по дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, ставятся под сомнения основания ее списания в уменьшение налогооблагаемой прибыли в составе внереализационных расходов (пп.2 п.2 ст.265) и возможность ее списания на финансовый результат организации.
КГ14-1683 содержит позицию, указывающую, что акты сверки подтверждают наличие задолженности должника перед кредитором. Истина как всегда где-то рядом, а указанные мнения верны. Но, как отдельные мнения, просто вырваны из контекста, без учёта сопутствующих обстоятельств. «

Голый» акт, с минимумом информации наверняка не будет рассматриваться судом в качестве доказательства. Именно так поступил Арбитражный суд Рязанской области вынося 04.06.2014 г. определение по делу № А54-5035/13, законность которого была подтверждена Двадцатым арбитражным апелляционным судом. В данном деле, кстати, одно юридическое лицо купило дебиторскую задолженность у первоначального кредитора.

Суд указал, что сам по себе акт сверки расчётов не является первичным учётным документом и, соответственно не является бесспорным доказательством, подтверждающим размер задолженности одной стороны перед другой.

Осуществляя внешнеэкономическую деятельность, фирма неизбежно подпадает под валютный контроль банка. Для этих целей банку предоставляются определенные документы, включая справку о подтверждающих документах. Когда она предоставляется, что включает в себя, и как ее заполнить – об этом в нашей статье.

Справка о подтверждающих документах: когда предоставляется

Когда нужно предоставлять такую справку? Только в случаях проведения платежа по паспорту сделки, причем не всегда.

Паспорт сделки необходим, когда сумма контракта с нерезидентом эквивалентна сумме 50 000 долларов США по курсу на дату его заключения, либо превышает ее (п. 6.5.3 Инструкции Банка России от 04.06.2012 № 138-И). Оформлять паспорт лучше сразу после заключения контракта (договора). Вместе с паспортом сделки подается и сам контракт (договор), по которому формируется данный документ, плюс другие документы, требующиеся для валютного контроля, согласно Инструкции № 138-И.

Заполнять же справку о подтверждающих документах валютный контроль требует только при осуществлении операций, которые не являются расчетами, например, ввоз товара на территорию РФ, или вывоз товара из России, выполнение работ, оказание услуг, передача результатов интеллектуальной деятельности и т.д.

Срок представления справки о подтверждающих документах

Сроки для представления справки и сопутствующих документов определены п. 9.2 Инструкции № 138-И. Резидент должен подать указанные документы, пока не истекли 15 рабочих дней после месяца, в котором:

оформлены подтверждающие документы, или
на документах были проставлены отметки таможенных органов.

Ориентиром при этом служат: отметки о дате ввоза/вывоза товара, самая поздняя дата подписания, либо момент вступления документа в силу. Если указанная информация отсутствует, то во внимание принимается дата составления подтверждающего документа.

Как заполняется справка о подтверждающих документах

Актуальную форму справки о подтверждающих документах и порядок ее заполнения можно найти в Инструкции Центробанка РФ № 138-И (приложение 5), либо скачать на сайте банка, осуществляющего валютный контроль. Практически каждая графа справки имеет при заполнении свои нюансы, рассмотрим основные из них.

В «шапку» справки вносится наименование банка, которому она предоставляется, и наименование/Ф.И.О. резидента (организации, ИП или физлица).

Далее указывается дата заполнения справки и номер паспорта сделки, по которому подаются подтверждающие документы. Представляя исправленную справку о подтверждающих документах для валютного контроля, в поле «Признак корректировки» вносят его порядковый номер, например: *(2).

Графа 1 содержит порядковый номер строки по возрастанию.

Графа 2 – номер подтверждающего документа, в т.ч. товарной декларации. Если номер отсутствует, ставится «БН».

Графа 3 – дата подтверждающего документа (для товарной декларации не указывается).

Графа 4 – отражается один из кодов, приведенных в п. 5 Порядка заполнения Справки.

Графа 5 – код валюты, согласно Классификатора валют (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2000 № 405-ст).

Графа 6 – сумма подтверждающего документа в валюте.

Графы 7 и 8 обязательны только в случае несовпадения кодов валюты документа и контракта из паспорта сделки, иначе графы остаются незаполненными.

Графа 9 «Признак поставки» в справке о подтверждающих документах отражает следующую информацию:

1 – обязательства по контракту резидент исполняет в счет полученного от нерезидента аванса,

2 – нерезидент получает от резидента отсрочку оплаты,

3 – нерезидент исполняет свои обязательства в счет аванса, уже полученного от резидента,

4 - резидент получает отсрочку оплаты от нерезидента.

Если в графе 9 указан код «2», а в графе 4 коды 01_3, 02_3, 03_3, 04_3, или 15_3, то следует заполнить графу 10 «Ожидаемый срок» в справке о подтверждающих документах. Здесь указывается ожидаемый максимальный срок поступления денег от нерезидента при отсрочке оплаты за переданные ему товары, оказанные услуги и т.д. Этот срок не может заканчиваться позже даты завершения исполнения обязательств по контракту, указанной в графе 6 раздела 3 паспорта сделки.

Графа 11 заполняется при внесении в графу 4 кодов 02_3 или 02_4. Согласно Классификатору стран мира (ОКСМ), указывается код страны грузополучателя/грузоотправителя при вывозе/ввозе товаров.

Справка также имеет поле «Примечание», в котором можно привести дополнительную информацию о подтверждающих документах: указывается номер строки из графы 1, к которой вносится дополнение, а в поле «Содержание» вносятся соответствующие сведения.

Справка о подтверждающих документах (СПД) – инструмент, применяемый государством для учета валютных операций в рамках валютного контроля. Основное предназначение справки – подтверждение обоснованности платежей в иностранных деньгах, осуществляемых резидентами РФ. В качестве агента валютного контроля банк обязан отслеживать операции своих клиентов на предмет соответствия законодательству, выявлять неправомерные сделки и передавать полученную информацию вышестоящим органам.

Кто и кому должен предоставлять СПД?

Кому и в каких случаях необходима справка о подтверждающих документах, порядок и сроки ее предоставления – эти и другие вопросы, связанные с контролем валютных операций, регламентируются Инструкцией ЦБ РФ №138-и. Прежде всего данные положения касаются организаций – участников ВЭД, юридических и физических лиц, производящих платежи в валюте по контрактам в адрес зарубежных контрагентов и в связи с собственной деятельностью за пределами страны. При этом обязанность получать разрешение на такие сделки возлагается только на резидентов – организаций и граждан, действующих на территории и под юрисдикцией РФ:

юрлиц, занимающихся импортно-экспортными операциями;
юрлиц и ИП, оказывающих услуги и выполняющих работы за рубежом;
некоммерческих организаций, совершающих расчеты с иностранными партнерами.

Оформив паспорт сделки на договор с заграничным контрагентом в выбранном подразделении банка, резидент обязан обосновать валютные транзакции справкой о подтверждающих документах, поданной вместе с обозначенными в ней бумагами. СПД формируется на документ, удостоверяющий факт поставки товара или оказания услуг по контракту с нерезидентом (акт выполненных работ, счет на оплату и т.д.). Приняв справку, банк подшивает ее в досье по валютным операциям.

Где взять бланк справки?

Для оформления СПД существует специальная форма 0406010, разработанная ЦБ РФ - органом, уполномоченным осуществлять валютный контроль. Но поскольку паспорт сделки открывается в определенном банковском отделении, бланк справки о подтверждающих документах для валютного контроля логично запрашивать там же.

Типовая форма 0406010 приведена в Приложении №5 к Инструкции ЦБ от 04.06.2012 N 138-И, ее можно взять для заполнения, если обслуживающий банк не предъявляет особенных требований к оформлению документа. Как правило, шаблоны справок в разных банках, хоть и незначительно, но отличаются, например, «шапкой», в которой содержатся наименование и реквизиты конкретной кредитной организации.

Документ, оформленный на «чужом» бланке, могут и не принять: заранее узнайте, можно ли скачать «правильный» шаблон на официальном сайте финансового учреждения или заполнить форму СПД в интернет-банке для юрлиц. Все операции по одному валютному договору нужно осуществлять только в том отделении, где было получено разрешение на сделку: именно там проводилась паспортизация, там же находится досье, и через это же подразделение оформляются валютные транзакции.

Как заполнить СПД?

Порядок составления справки прописан все в той же 138-й Инструкции:

Если вы взяли бланк непосредственно в банке, скорее всего, «шапку» вам заполнять не придется. В типовом шаблоне в поле «Наименование банка» нужно вписать полное название кредитной организации и номер отделения. Общепринятые сокращения допускаются.
Дата составления справки по умолчанию указывается в международном формате «ГГГГ.ДД.ММ.», если банк не просит по-иному.
Наименование резидента – здесь вносится название организации. Для НКО – только полное, для коммерческих юрлиц допустимо краткое обозначение, для ИП – ФИО без сокращений, паспортные данные и номер регистрационного свидетельства.
В поле «Паспорт сделки» - номер ПС, если сделка беспаспортная – не заполняется.
В графе «Подтверждающий документ» - номер документа (акта, счета, декларации), на который оформляется справка, и его дата в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Указывается дата, проставленная в документе последней, - если их несколько (например, составление и подписание произошло в разное время).
В столбце «Код документа» – обозначение вида документа, включающее цифры и нижнее подчеркивание, взятое из справочника 138-й Инструкции.
Сумма сделки указывается дважды: в валюте подтверждающего документа и в валюте договора. Код валюты – цифровое обозначение в соответствии со справочником валют.
Поле «Признак поставки» предназначено для указания направления оплаты и способа исполнения финансовых обязательств: по факту или по предоплате. Возможные варианты: 1 – получен аванс от нерезидента; 2 – нерезидент совершил оплату по факту; 3 – внесена предоплата от резидента; 4 – оплата нерезиденту по факту.
Графа «Ожидаемый срок» заполняется при условии признака поставки «2» и следующих видов подтверждающих документов: от 01_3 до 04_3, 15_3. Дата устанавливается в стандартном формате и рассчитывается на основе условий контракта: она должна быть не раньше даты платежа по договору, иначе будет расцениваться как просрочка.
При указании ожидаемого срока в графе «Примечания» необходимо пояснить, каким образом этот срок определен, со ссылкой на документ-основание.
В поле «Код страны» вносится цифровой код государства – грузоотправителя или получателя, необходимые коды берутся из справочника.
Достоверность информации скрепляется подписями руководителя фирмы-резидента и ее главбуха.

В какие сроки предоставляется справка?

Справка о подтверждающих документах имеет четкие сроки предоставления, зафиксированные Инструкцией 138-И:

Если на груз имеется таможенная декларация, СПД подается не позднее 15 рабочих дней от даты, указанной в ней. Бывает, что документ «проштампован» несколько раз, то есть товар не сразу прошел через таможню, тогда за точку отсчета берется последняя дата. Фактическое время поступления товара к грузополучателю в данном случае значения не имеет.
При отсутствии таможенной декларации срок в 15 дней начинает отсчитываться с 1 числа месяца, следующего за месяцем таможенного оформления.

Несоблюдение указанных сроков грозит резиденту штрафными санкциями. Основная ошибка, которую допускают организации – новички в валютных контрактах, - недопонимание разницы между таможенной и коммерческой датой доставки груза, в результате чего происходит просрочка с подачей формы 0406010.

Что будет за задержку СПД?

Не предоставленная или задержанная справка о подтверждающих документах является нарушением валютного законодательства. Для резидентов, запоздавших с подачей СПД и приложений к ней, предусмотрена административная ответственность в виде штрафов, дифференцированных по времени просрочки (ст.15.25 КоАП):

до 10 дней – для юрлица штраф 5 – 15 тыс. руб., для ИП и должностных лиц – 0,5 – 1 тыс. руб.;
10 – 30 дней – штрафы 20 – 30 тыс. руб. и 2 – 3 тыс. руб. соответственно;
свыше 30 дней – 40 – 50 тыс. руб. организациям и 4-5 тыс. руб.- ИП.

Некорректное оформление справки или нарушение срока ее хранения чревато такими же штрафами, как при задержке с документами на месяц и более. Бумаги, относящиеся к валютным сделкам, хранить нужно не менее 3-х лет.

Как исправить справку 0406010?

СПД может быть отклонена банком по следующим основаниям:

информация, указанная в справке, не соответствует данным подтверждающих документов;
необходимые приложения к справке не предоставлены или их пакет не полон.

В случае, если документы не приняты, организация обязана исправить все замечания и подать весь комплект заново. Уведомить резидента о том, что СПД придется переделать, кредитная организация должна в течение 3-х дней с момента подачи.

Возможна ситуация, когда в уже помещенную в валютное досье справку необходимо внести корректировки. Например, зарубежный контрагент задерживается с оплатой, не подписывает акт выполненных работ, а следовательно, если ожидаемый срок не передвинуть, то произойдет нарушение правил валютного контроля. Корректировка делается в срок 15 дней с момента вступления в силу документов, подтверждающих изменения в совершенной сделке, путем подачи новой формы 0406010 с пометкой в поле «признак корректировки».

Всегда ли нужно подавать СПД?

Существуют условия, освобождающие резидента от подачи справки по валютной сделке:

пунктами контракта предусмотрено регулярное внесение фиксированных платежей (как пример – плата за аренду, лизинг);
паспорт сделки ликвидируется в связи с переуступкой долга третьему лицу;
резидент уполномочил обслуживающий банк самостоятельно формировать справку на основании предоставленных организацией подтверждающих документов.

Поручить финансовому учреждению заботу о подготовке справки для валютного контроля можно при заключении договора на расчетно-кассовое обслуживание или позже, подав соответствующее заявление.

КАТЕГОРИИ